Regulamin wystawców XVI Opolskich Spotkań Fantastycznych

I. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin (zwany dalej „Regulaminem”) określa zasady uczestnictwa oraz obowiązki wystawców podczas wydarzenia pt. „XVI Opolskich Spotkań Fantastycznych” (zwanych dalej „Wydarzeniem”), organizowanego przez:
   • Stowarzyszenie OKF Fenix z siedzibą w Opolu (Ks. Konstantego Damrota 4/15, 45-064 Opole),
   • Wojewódzką Bibliotekę Publiczną im. Emanuela Smołki w Opolu
2. Regulamin obowiązuje wszystkie podmioty gospodarcze, osoby fizyczne, instytucje oraz zarejestrowanych przedsiębiorców, którzy zgłosili się do udziału w Wydarzeniu jako wystawcy, zwanych dalej „Wystawcami”.
3. Każdy Wystawca, poprzez dokonanie zgłoszenia oraz zaakceptowanie niniejszego Regulaminu, zobowiązuje się do przestrzegania zasad w nim zawartych oraz przepisów porządkowych obowiązujących na terenie Wydarzenia.
4. Wydarzenie odbędzie się w dniach 22.05.2026 – 23.05.2026 na terenie Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej im. Emanuela Smołki w Opolu, przy ul. Piastowskiej 18-20.

II. Warunki uczestnictwa

1. Zgłoszenia odbywają się za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Wydarzenia (LINK). Termin nadsyłania zgłoszeń upływa 9 maja 2026 r. o godzinie 23:59.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do selekcji zgłoszeń. Przyjęcie zgłoszenia potwierdzane jest mailowo. Organizator nie ma obowiązku uzasadniania decyzji odmownej.
3. Wystawienie się na terenie Wydarzenia jest darmowe.
4. Organizator przydziela miejsce wystawiennicze w oparciu o dostępność i charakter zgłoszenia.
5. Obowiązuje zakaz:
   • sprzedaży alkoholu, napojów energetycznych, tytoniu i e-papierosów,
   • sprzedaży broni, amunicji, pirotechniki,
   • prezentowania treści nienawistnych, obraźliwych, religijnie kontrowersyjnych lub wygenerowanych przez sztuczną inteligencję w sposób mogący wprowadzać w błąd,
   • podnajmu stoiska bez pisemnej zgody Organizatora.

III. Organizacja stoisk

1. Montaż stoiska jest możliwy 22.05 (piątek) od godziny 09:00 do godziny 20:00, oraz 23.05 (sobota) od godz. 09:00 do godz. 17:00.
2. Wystawca zobowiązany jest do utrzymania czystości oraz przestrzegania zasad BHP, PPOŻ i regulaminów obowiązujących na terenie placówki.
3. Indywidualna zabudowa wymaga wcześniejszej zgody Organizatora oraz zgodności z wytycznymi technicznymi.
4. Godziny otwarcia strefy wystawowej dla wystawców
   • 22.05.2026: 09:00-21:00 
   • 23.05.2026: 09:00-21:00 
     Poza tymi godzinami budynek będzie zamknięty i zabezpieczony.
5. Godziny otwarcia strefy wystawowej dla uczestników
   • 22.05.2026: 10:00-20:00 
   • 23.05.2026: 10:00-20:00 
     Poza tymi godzinami budynek będzie zamknięty i zabezpieczony.

IV. Reklama i ekspozycja

1. Reklama może być prowadzona wyłącznie w obrębie własnego stoiska.
2. Promocja poza stoiskiem wymaga pisemnej zgody Organizatora.
3. Sprzęt audio i wideo dopuszczony pod warunkiem nienaruszania komfortu innych wystawców.
4. Zakaz wykorzystywania logotypów Wydarzenia bez zgody Organizatora.
5. Cenniki produktów muszą być widoczne, czytelne i wyrażone w PLN.
6. Sprzedaż podróbek oraz towarów niewiadomego pochodzenia jest zabroniona.

V. Odpowiedzialność

1. Wystawca odpowiada za swoje stoisko, wyposażenie i personel.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za straty powstałe z winy Wystawcy lub osób trzecich.
3. Wszelkie atrakcje (konkursy itp.) muszą być zgłoszone i zatwierdzone przez Organizatora.
4. Organizator ma prawo usunąć stoiska z treściami niezgodnymi z prawem lub dobrymi obyczajami.

VI. Postanowienia końcowe

1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu, miejsca i regulaminu Wydarzenia. Wystawcy zostaną powiadomieni mailowo.
2. W przypadku odwołania Wydarzenia z przyczyn niezależnych, obowiązują ogólne zasady zwrotów.
3. Reklamacje można składać do 7 dni roboczych po zakończeniu Wydarzenia.
4. Nieprzestrzeganie Regulaminu może skutkować natychmiastowym usunięciem z Wydarzenia bez zwrotu opłat.
5. Spory rozstrzygane są według prawa polskiego, przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.